A improdutividade em escritórios parece ser uma das maiores doenças nas empresas brasileiras. O problema é facilmente constatado na atuação de profissionais, como: advogados, contadores, administradores, jornalistas, arquitetos, por exemplo. Entretanto, ocorre também em unidades gerenciais do setor industrial.
Entre as consequências, a improdutividade em escritórios compromete o resultado das empresas e dos profissionais. Além disso, pode acabar inflando a folha de pagamento das companhias, acabando com espaços para promover melhores remunerações tanto para os colaboradores quanto para os sócios.
Dados da Fundação Getúlio Vargas demonstram a gravidade do problema. De acordo com o observatório de produtividade do trabalho da FGV, os setores de serviços e industrial estão com a produtividade estagnada nos últimos 30 anos, crescendo menos de 1% ao ano.
Do outro lado, a agropecuária apresenta resultados mais expressivos, com alta de 5% ao ano, resultados conquistados tanto pela contratação de mão de obra qualificada quanto pela introdução de novas tecnologias.
Outro exemplo é o que ocorre no segmento jurídico, onde verifica-se uma situação paradoxal. De um lado, o setor público com o Judiciário, Ministério Público (MP), Advocacia Geral da União (AGU) e defensoria pública federal conquistando destaque pelo aumento de produtividade por trabalhador e elevando o volume de processos jurídicos por pessoa.
Por outro lado, a advocacia privada apresenta redução na média de processos por pessoa. Aqui, vale destacar o crescimento do número de advogados, que chegou a 1,4 milhão em 2022. Isso elevou o Brasil ao topo do ranking dos países com maior número de advogados do mundo, superando os Estados Unidos. Apesar disso, o mesmo não ocorreu com a média de atuação desses profissionais brasileiros, que não apresentou aumento.
As causas da improdutividade em escritórios
Claro que a improdutividade em escritórios não é provocada por um fator único ou uma causa simplória. Para entender os motivos é preciso analisar cada caso para verificar o que realmente é preciso aprimorar.
Entretanto, é possível, sim, destacar alguns fatores que levam os escritórios comandados por profissionais liberais não avançarem na produtividade do trabalho. Entre eles, estão:
1 – Falta de metodologia de trabalho com produtividade;
2 – Gestão por horários e não por tarefas;
3 – Dificuldade com a tecnologia;
4 – Ausência de uma gestão orientada por indicadores gerenciais;
5 – Comunicação dispersa em diferentes aplicativos;
Soluções para a improdutividade
Como ponto de partida para acabar com a improdutividade em escritórios temos a organização como um dos grandes pilares. Pode parecer algo simples. Mas, quando o assunto é ambiente de trabalho, essa palavra está interligada com diferentes conceitos e situações.
Nesse contexto, é possível evoluir para um assunto de extrema importância. Tanto que ele ocupou o topo da nossa lista de causas: a falta de metodologia produtividade.
Apesar de pouco disseminadas no Brasil, existem diversas metodologias que podem (e devem) ser aplicadas para melhorar o desempenho do escritório. Entre elas, estão técnicas como: Scrum, Matriz de Eisenhower, Taskscore (pontuação por tarefas) ou GTD (Get things done). Todas essas estão relacionadas com o aumento da produtividade de equipes que desenvolvem trabalho intelectual.
Mesmo com os esforços de consultorias de gestão e do próprio Sebrae, os avanços na implementação em massa dessas e outras práticas na cultura corporativa brasileira ainda encontram algumas resistências.
Em casos isolados, porém, é possível encontrar empresas que investem na adoção dessas metodologias e, consequentemente, conquistam resultados realmente expressivos.
Com base em metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade, o sistema de pontuação por tarefas, conhecido como Taskscore, por exemplo, destaca empresas de diferentes segmentos que conquistaram crescimento superior aos concorrentes, garantindo uma margem de lucro consistente a cada trimestre.
Gestão atrasada e equivocada
Outro ponto que merece atenção na busca para acabar com a improdutividade em escritórios é a gestão equivocada que ainda ocorre. No Brasil, ainda é muito forte a ultrapassada cultura baseada no fordismo, que promove o controle de ponto e horários de entrada e saída. Esse método, porém, deixa de lado um ponto primordial: a produtividade individual.
Para facilitar o entendimento, basta imaginar um trabalhador que em uma jornada de 8 horas consegue desempenhar, por exemplo, 30 tarefas e outro que conclui apenas 3 no mesmo período.
Por conta disso, a gestão por tarefas, também conhecida como task management, está se disseminando na Europa e em países como Estados Unidos e China.
Isso porque não manter a pessoa atrelada ao ambiente de trabalho por um período determinado não consegue combater a improdutividade em escritórios.
Empresas líderes em seus segmentos já constataram que 60% dos trabalhadores no geral têm uma produtividade mediana. Estes mudam pouco o volume de entregas com a alteração do formato de gestão.
Entretanto, a mudança provoca impacto tanto nos 20% mais produtivos quanto nos 20% mais improdutivos. No primeiro grupo, apenas pelo trabalho aparecer esses profissionais já se consideram mais recompensados. Consequentemente, produtividade e motivação dobram, tornado mais efetiva também a retenção desses talentos.
Já os profissionais do segundo grupo são incentivados e conseguem aumentar a produtividade ou acabam se desligando da empresa para procurar um lugar onde a falta de engajamento não apareça.
Aliás, trabalhar com uma metodologia eficiente ajuda ainda a manter reduzida a porcentagem de profissionais improdutivos, evitando a contaminação de todo o grupo.
Isso porque quando esse perfil de trabalhador supera os 20% causa sobrecarga no restante da equipe, o que causa estresse e, consequentemente, mais problemas.
Esse problema é conhecido atualmente como “exploração do trabalhador pelo trabalhador”, acontecendo tanto no trabalho intelectual quanto no braçal. Casos mais graves são comuns de ocorrer quando a empresa sobre com o fenômeno denominado Ciclo Vicioso da Improdutividade.
Tecnologia como solução
A utilização de uma metodologia eficiente em combinação com sistema de pontuação por tarefas ou invés de um simples controle do ponto exige, claro, o suporte tecnológico.
Aqui esbarramos com outro problema que causa a improdutividade em escritórios apresentado em nossa lista. A questão da dificuldade com a tecnologia, no cenário atual, reside na resistência à adoção de novos softwares gerenciais.
Conhecidos como ERP, esses aplicativos evoluíram da concepção de um trabalho individual e isolado para um conceito de atuação em equipe, seja presencial, remoto ou híbrido. O princípio agora é ser colaborativo e não individualista.
Entre os que ainda seguem nos moldes é possível constatar:
1 – Baixa aderência às novas tecnologias;
2 – Resistência na mudança de tecnologias e softwares antigos;
3 – Cultura do comando e controle exercido presencialmente;
4 – Falta de fornecimento de um bom hardware para trabalhadores.
Via de regra, pessoas entre 40 e 60 anos, que formam a geração X, têm uma cultura do contato pessoal. Mas o que isso significa? Simples! Apesar da adaptação à tecnologia, ainda relutam em abrir mão do trabalho presencial.
Quer um exemplo? Até mesmo o antigo defensor do trabalho remoto, o bilionário Elon Musk, acabou criticando os próprios funcionários e fez ameaças para quem estivesse trabalhando em home office.
No Brasil, existem centenas de empresas de tecnologia corporativas que projetaram softwares antes do surgimento da nuvem em 2006. Esses aplicativos, aliás, ainda são muito usados em empresas e escritórios.
Em geral vinda “de cima”, a resistência pela mudança está relacionada com o medo de não se adaptar a um novo software. Ou, ainda, para evitar o esforço de aprendizagem de um sistema diferente.
Exemplo na advocacia
Além disso, a necessidade de estar no controle da sua empresa ou do seu setor reflete na exigência do comparecimento presencial dos trabalhadores. Na advocacia, por exemplo, existe uma guerra velada intergeracional que conflita com a produtividade.
De um lado, donos de escritórios mais antigos, geralmente da geração boomer e X, obrigam os advogados da geração millenial e os estagiários da geração Z a comparecer presencialmente.
No trabalho presencial, porém, é muito mais fácil ocultar quem está sendo improdutivo, diferentemente do que ocorre no remoto, onde toda e qualquer interação promove um histórico de registro.
Segundo Eduardo Koetz, o CEO da ADVBOX, empresa de tecnologia jurídica brasileira, é preciso superar esse modelo que obriga o trabalho presencial, segundo ele isso precisa ser uma opção.
“Construir um escritório ou empresa ágil e produtiva demanda tecnologia atualizada, que faça fluir a comunicação mas de forma centralizada e transparente. O software é essencial, mas também a mudança da cultura da equipe, a ser direcionada por seus lideres“. Afima Koetz.
Alerta
Em resumo, os problemas de produtividade não apenas derrubam a receita, como geram problemas e prejuízos aos escritórios e empresas. A transformação digital tão necessária também exige cuidados. Isso porque, quando colocada em prática de forma equivocada e sem uma mudança cultural, pode provocar problemas organizacionais.
O home office tem iluminado esta questão, pois algumas empresas estão fornecendo valores mensais para a aquisição pelos próprios funcionários, que completam do seu próprio salário para aquisição de melhores equipamentos.
O mesmo acontece com os softwares, no sentido de que maus gestores poupam valores pequenos para basear suas operações em aplicativos gratuitos, mas inadequados e limitados, deixando a operação desconexa e espalhada em diferentes sistemas.
Combater a improdutividade em escritório, portanto, exige uma atenção especial com os pontos aqui apresentados. As firmas de advocacia que já entenderam isso certamente estão colhendo bons frutos.
