Em um mundo corporativo onde os talentos buscam por formatos mais flexíveis, a correta gestão de documentos em nuvem é indispensável
Gestão de documentos na nuvem: sua equipe mais produtiva, onde estiver. Foto: Pavel Danilyuk / Pexels
A gestão de documentos em nuvem se transformou em um elemento estratégico e obrigatório para as empresas que almejam assumir o protagonismo em um mercado corporativo cada vez mais competitivo. Muito mais do que eficiência operacional, o assunto também está relacionado com o departamento de recursos humanos (RH). Mas como assim?
Atualmente, inúmeros colaboradores dão preferência para empresas que adotam modelos de trabalho mais flexíveis, seja home office, híbrido ou, até mesmo, chronoworking.
Só para ter uma ideia, levantamento do Ministério do Trabalho e Emprego demonstra que o retorno ao formato presencial foi responsável por muitos pedidos de demissão voluntária entre novembro de 2023 e abril de 2024. Dos 53.692 entrevistados, 21,7% alegaram dificuldade de mobilidade entre a casa e o trabalho; 15,7% afirmaram enfrentar falta de flexibilidade na jornada e 9,1% mencionaram a necessidade de cuidar de crianças ou outros membros da família.
Os números demonstram que muitos talentos se desligaram das empresas por conta do retorno ao trabalho presencial. Por sua vez, levantamento da consultoria Michael Page constatou que 48,6% dos profissionais afirmam ser mais produtivos no home office.
Dessa forma, para atrair e reter os principais talentos, sai na frente as companhias que possuem a estrutura adequada para manter as equipes conectadas, com processos ágeis e produtivos, mesmo atuando à distância. E isso só é possível com a correta gestão de documentos em nuvem.
Afinal, a solução não apenas facilita a vida dos trabalhadores que precisam acessar arquivos remotamente, mas também viabiliza a criação de uma infraestrutura corporativa estruturada, que reforça segurança, colaboração e eficácia.
A Evolução dos Modelos de Trabalho
Claro que cada empresa possui suas particularidades e exigências. Entretanto, é impossível ignorar os diferentes modelos de trabalho existentes. Afinal, quando corretamente implantados, eles podem garantir resultados mais expressivos, com equipes motivadas, alinhadas e produtivas.
Diferentemente do presencial, onde os profissionais precisam se deslocar até a empresa, os outros formatos garantem mais flexibilidade e liberdade, assim como cobram mais responsabilidade e comprometimento.
Entre os modelos atualmente adotados, destacam-se:
Home office: formato 100% remoto, exige um ambiente digital bem estruturado para evitar possíveis impactos na produtividade.
Híbrido: este formato combina dias presenciais com dias remotos, com a necessidade de uma correta gestão de documentos em nuvem para garantir uma atuação sem ruídos.
Chronoworking: com maior autonomia, o colaborador trabalha no horário de maior produtividade individual, seja de manhã, à tarde ou à noite. Sem um período de atuação padrão para os profissionais, a gestão dos documentos se faz ainda mais necessária.
Apesar das particularidades, esses modelos de trabalho necessitam da tecnologia para o bom funcionamento, com acesso ágil, seguro, confiável e eficiente aos documentos corporativos, independentemente do local ou horário.
Cuidados para adotar os modelos de trabalho flexíveis
Apesar das vantagens, torna-se indispensável que as empresas utilizem soluções tecnológicas adequadas para suportar essas mudanças nos modelos de trabalho.
Além da queda de produtividade, adotar recursos ineficientes causa inúmeros problemas, como desorganização, conflitos e exposição a ciberataques.
Para garantir uma correta gestão de documentos em nuvem, alguns cuidados são necessários:
1. Escolha a solução certa para gestão documental: É importante optar por um sistema estável, escalável, robusto e respeite as normas, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
2. Qualifique os colaboradores: independentemente do modelo de trabalho adotado, é indispensável treinar corretamente os colaboradores para uma atuação harmoniosa e eficaz.
3. Fique atento com a integração das ferramentas: a solução escolhida precisa se comunicar com outras plataformas corporativas já em uso.
4. Trabalhe com parceiros confiáveis: avalie se a empresa realmente possui a estrutura apropriada antes de escolher a solução ideal para a correta gestão de documentos em nuvem.
Benefícios para as empresas
Com arquivos atualizados e sempre disponíveis, os colaboradores podem atuar de qualquer lugar, a qualquer hora. Nesse caso, depende apenas da empresa traçar a melhor estratégia.
Para as companhias que realmente conseguirem promover uma correta gestão de documentos em nuvem, são inúmeros os benefícios em ofertar maior flexibilidade no modelo de trabalho.
Como já destacado, muitos talentos procuram atualmente por empresas que oferecem modelos diferenciados, onde se torna mais fácil aliar trabalho com qualidade de vida.
A satisfação do colaborador costuma se traduzir em aumento de produtividade, sem perder a qualidade. Isso também se conecta com a redução do tempo para a realização das tarefas, possível graças ao armazenamento apropriado dos dados. Em meio a tudo isso, é importante também destacar a redução de custos com o investimento em uma estrutura em nuvem.
Certamente, a gestão de documentos em nuvem deixou de ser uma tendência e se transformou em uma necessidade estratégica em um mundo corporativo cada vez mais competitivo.
Para aproveitar os benefícios dos novos modelos de trabalho, o diferencial se encontra na tecnologia adotada, com a correta escolha do parceiro. Ao combinar esses fatores, os resultados realmente vão superar as expectativas.
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